منحت تعلميات الاشراف على اجتماعات الهيئة العامة للشركات المساهمة العامة والصادرة عن وزير الصناعة والتجارة والتموين صلاحيات لمراقب عام الشركات او الشخص المنتدب وقف اجتماع  الهيئة العامة اذا فقد الاجتماع نصابه اثناء انعقاده  وتكليف الشركة اعادة النصاب خلال  مدة لا تتجاوز الساعة.

وبحسب التعليمات التي صدرت في عدد الجريدة الرسمية اخيرا  يفض الاجتماع في حال  عدم اكتمال النصاب  ولا يسمح  الاستمرار بمناقشة اي بنود ورادة ضمن جدول الاعمال فيما اعتبرت التعليمات ان القرارات الصادرة خلال الاجتماع  بنصاب قانوني صحيحة ونافذة.

 وحظرت التعليمات على ادارة الشركة القيام باي عمل او ممارسة اي نوع من الترغيب او الترهيب التي من شأنها التأثير على ارادة المساهمين في انتخاب اعضاء مجلس الادارة وعلى عملية التصويت اضافة الى عدم تقديم اي من المقدمات العينية  او المعنوية للمراقب او الشخص المنتدب للاشراف على اجتماع الهيئة العامة تحت طائلة المسؤولية القانونية.

 ووفقا للتعليمات يتولى مراقب الشركات او الشخص المنتدب للاشراف على اجتماع  التحقق من اكتمال النصاب القانوني المطلوب للحضور وفي حضور اعضاء مجلس الادارة ومدقق الحسابات وكل ما يلزم حضوره الاجتماع ومدى توافق ذلك مع احكام القانون في امور عدة اهمها التحقق من قانونية  الدعوات الموجهة للمساهمين والمواضيع المدرجة على جدول الاعمال واسماء المساهمين  الذين يحق لهم الحضور.

وتتضمن التعلميات  ايضا  منح المراقب او الشخص المنتدب الاستعانة بالتسجيل الصوتي او التصوير لغايات  تثبيت وقائع الاجتماع  والرجوع  لها بواسطة الدائرة في الحالات التي تستدعي ذلك اضافة الى الاستعانة بالوسائل  التقنية المتوفرة لغايات التثبت من اكتمال  النصاب القانوني للحضور ومن النسب والتصويت على القرارات.

وبحسب التعلميات فإن على المراقب او الشخص المنتدب اعلان النصاب القانوني  للاجتماع  وعلى رئيس الجلسة  فتح باب المناقشات للمساهمين حول كافة الامور المدرجة على جدول الاعمال والرد عليها  والمحافظة على النظام داخل الاجتماع ومراعاة ممارسة المساهمين لجميع حقوقهم بالمناقشة وابداء الرأي والتصويت على القرارات.

على المراقب او الشخص المنتدب وقبل فتح باب الترشح لعضوية مجلس الادارة قراءة نصوص المادة (134، 146، 147) من قانون الشركات والتأكد من وجوب توافر الشروط الورادة  فيها على من يرغب بالترشح اضافة الى التأكد من صحة تمثيل الحكومة او اي من المؤسسات الرسمية او الشخصيات الاعتبارية في مجلس الادارة وبما يتناسب ونسبتها من رأسمال الشركة وفق احكام القانون  والتأكد  من ترشح الشخص الاعتباري من غير الاشخاص العامة لعدد المقاعد وبما يتناسب ونسبتها من رأسمال الشركة وفق احكام القانون.

وفقا للتعليمات على  كل من يرغب بالترشح لعضوية مجلس الادارة ان يبرز للمراقب او المنتدب يوم الاجتماع شهادة عدم محكومية حديثة للشخص الطبيعي  وشهادة  ملكية اسهم  توضح عدد الاسهم التي يملكها اضافة الى اقرار بعدد عضويات مجالس الادارة التي يشغلها المرشح والتزامه بتصويب وضعه واقرار بانه ليس موظفا في الحكومة وعدم  وجود مصلحة في العقود والمشاريع المبرمة مع الشركة.

  وحول الية التصويت اوضحت التعلميات ان عمليات التصويت  تكون سرا   ولهذه الغاية يجوز استخدام نماذج بطاقات الاقتراع التي تحددها الشركة شريطة موافقة المراقب او الشخص المنتدب  اضافة الى ان عملية التصويت لانتخاب اعضاء مجلس الادارة من خلال اتباع التصويت النسبي.

وبحسب التعليات فإنه في حال  تضمن جدول أعمال  الاجتماع  عدة بنود كان من بينها انتخاب مجلس ادراة الشركة فيتم ارجاء عرض هذا البند  وانتخاب مجلس الادارة في آخر الجلسة  كما انه في حال  اقرار تخفيض او زيادة اعضاء مجلس الادارة يطلب من اعضاء مجلس الادارة في حال التخفيض تقديم استقالاتهم وفق قرار التخفيض، وفي حال الزياردة يتم انتخاب الاعضاء الجدد وذلك في الاجتماع ذاته الذي يتخذ فيه قرار الزيادة.